iklan displayku

CARA PEMELIHARAAN ARSIP

Pemeliharaan arsip adalah suatu prosedur-prosedur bertujuan untuk usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah adanya kerusakan dan kehilangan arsip. Pemeliharaan arsip berupa melindungi. mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan, berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan.

CARA PEMELIHARAAN ARSIP
Arsip

A. Sistem Pemeliharaan Arsip

Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kuantitas (tidak adanya yang tercecer/hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan), maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya). Dalam pemeliharaan arsip terkandung 2 (dua) pengertian yaitu:
  1. Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap arsip
  2. Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap lingkungan, ruangan kerja, peralatan, temperatur, dan kelembapan.
Dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip (terutama arsip inaktif) ditumpuk di gudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi. Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyaknya arsip-arsip dicuri dan diperjualbelikan untuk dijadikan kertas pembungkus. Akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin. Berdasarkan kejadian tersebut. maka pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestariannya informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut.

Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut: 
  1. Pengaturan Ruangan. Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidak terkena langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air maupun serangga pemakan kertas.
  2. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan. Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempal yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip di lemari harus renggang agar ada udara di antara arsip-arsip tersebut, tingkat kelembapan yang terlalu tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan.
  3. Penggunaan Bahan-bahan pencegah. Untuk menjaga keutuhan agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confen (kapur barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain.
  4. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar. Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan. kerapian, dan sebagainya. Untuk itu. perlu dibuat peraturan untuk menjaganya. misalnya petugas atau siapa pun dilarang membawa arsip pulang ke rumah akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan hanya sekali saja. 
  5. Kebersihan. Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu untuk membersihkan debu dan ruangan maupun debu yang melekat di arsip sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacum cleaner). Arsip juga harus dibersihkan/dijaga dari noda karat yang dilimbulkan oleh penggunaan klip dari logam dalam pemberkasan arsip. Untuk mencegahnya sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak dapat menimbulkan karat.

B. Sistem Pengamanan Arsip

Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut dari segi inforrnasinya.

C. Pengamanan Arsip dari Segi lnformasi

Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam Pasal ll Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketemuan Pokok Kearsipan yang berbunyi sebagai berikut: 
  1. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
  2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a UU No. 7 Tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup. 
Baca juga: Faktor/penyebab keberadaan serangga di perpustakaan

D. Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip

Faktor penyebab kerusakan arsip ada 2 (dual) faklor yaitu faktor ekstenal dan faktor internal.
Adapun faktor tersebut adalah:

Faktor Internal
  1. Kertas. Kerusakan arsip dapat terjadi disebabkan oleh kertas itu sendiri, maksudnya kertas yang digunakan dari berbagai kualitas tertentu. Berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip menjadi penyebab rusaknya arsip dengan cepat. maka kertas yang digunakan harus dengan kertas yang berkualitas baik. 
  2. Tinta. Tinta adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka) di atas kertas. Hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah: 
    • Pergunakanlah tinta yang berkualitas baik (tidak mudah luntur).
    • Ada beberapa jenis tinta antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari pohon oak
  3. Bahan perekal. Perekat yang terkena bahan perekat, yang terutama perekat yang dibuat secara sintesis maka sifat-sifat organik dari bahan perekat tersebut dapat menimbulkan kerusakan pada kertas. Jadi arsip yang pemberkasannya menggunakan bahan perekat. maka arsip tersebut dapat hancur karena perekat yang terdapat pada arsip tersebut. 
Faktor Eksternal
  1. Lingkungan. tingkat kelembapan udara di sekitar ruang arsip dapat pula memengaruhi kerusakan arsip. Pada tingkat kelembapan 75%, maka hal tersebut menyebabkan arsip rusak.
  2. Debu. Rusaknya arsip yang disimpan juga karena adanya debu yang menempel pada arsip tersebut. Debu yang menempel pada arsip terdiri dari bermacam-macam bahan seperti dari asap, tanah dan dari kotoran-kotoran yang mendebu.
  3. Jamur. Arsip yang disimpan dapat rusak karena ditumbuhi oleh jamur, sehingga zat penguat pada molekul kertas rusak sebagai akibamya kertas menjadi rapuh. Untuk menjaga kerusakan yang timbul karena jamur maka harus dikontrol supaya tingkat kelembapan udara tidak memungkinkan tumbuhnya jamur atau sejenisnya.
  4. Serangga dan Kutu. Arsip sebagian besar adalah terdiri dari kertas maka perlu dijaga agar tidak rusak karena dimakan serangga ataupun kutu buku pemakan kertas. Oleh karma itu arsip harus dijaga agar tidak menimbulkan kutu buku. munculnya kutu buku dapat dicegah dengan cara menggunakan bahan kimia. kebersihan tempat penyimpanan dan pengaturan kelembapan udara. 
Baca juga

Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara dibakar, dicacah atau dibuat bubur kertas. yang penting fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kemudian dalam pelaksanaan pemusnahan arsip perlu disaksikan oleh minimal dua orang pejabat dari bidang hukum atau perundangundangan atau bidang pengawasan, yang nantinya menandatangani berita acara sebagai saksi pemusnahan arsip. Dalam contoh kasus ini pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan cara pulping (dibuat bubur kertas). 

Baca juga: Kelebihan dan kekurangan slims

Itulah penjelasan mengenai pemeliharaan arsip, semonga penjelasan diatas dapat dijadikan referensi bagi pembaca. Semonga bermanfaat, terima kasih.

Daftar pustaka

Mulyadi. Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi. Jakarta, Rajawali Press. 2016


0 Response to "CARA PEMELIHARAAN ARSIP "

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel