iklan displayku

KELEBIHAN KEARSIPAN ELEKTRONIK, MANFAAT, KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN

Dalam artikel ini membahas mengenai kelebihan arsip elektronik, manfaat, keuntungan dan kelemahan arsip elektronik

Kelebihan Kearsipan Elektronik

Sistem kearsipan elektronik memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manaiemen arsip. Beberapa kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut antara lain adalah:
KELEBIHAN KEARSIPAN ELEKTRONIK, MANFAAT, KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN
  1. Mudah dioperasikan. Di dalam program komputer dikenal istilah human computer interactive. Konsep tersebut dalam implementasinya akan menghasilkan program-progarm aplikasi yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya. Sebagai contoh jika pengguna ingin mencetak, tinggal menekan tombol printer, untuk menyimpan tinggal menekan gambar disket. untuk menghapus tekan gambar gunting dan lain sebagainya. Komputer juga memberikan dukungan kemudahan untuk menyimpan file-file dalam bentuk file gambar. Apalagi perkembangan teknologi yang ada semakin memberikan dukungan untuk itu, misalnya dengan adanya scan memberikan kemudahkan kita melakukan transformasi dokumen asli ke dalam dokumen digital.
  2. Tampilan yang menarik, Dengan kelebihannya dalam melakukan visualisasi, maka komputer mampu memberikan kenyamanan bagi penggunanya. Bahkan komputer juga memungkinkan kostumisasi sehingga pengguna bisa mengatur sendiri desktop aplikasi seperti warna. Gambar font dan lain sebagainya sesuai keinginan masing masing.
  3. Fasilitas Pencarian Dokumen. Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah kecepatan proses dalam pencarian dokumen. Komputer dapat memberikan kata-kata kunci pencarian yang flexible sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jika pengguna lupa dengan atribut-atribut pokok sebuah dokumen. misalnya pengguna ingin mencari surat tentang penawaran khusus sebuah produk, telapi lupa tanggal pengiriman atau pembuatannya. Maka pengguna cukup mencari dokumen berdasarkan data apa yang diketahui saja dan tidak perlu menyebutkan spesikaasi dengan lengkap.
  4. Pencalatan Lokasi Fisik Dokumen, Fasilitas pencarian lokasi fisik, berarti akan mempermudah pengguna dalam melakukan pencarian hardcopy dari arsip yang diinginkannya. Komputer akan memberikan data lokasi penempatan dokumen secara lengkap seperti di gedung, ruangan, lantai, kabinet atau bahkan sampai nomor map penempatan dokumen tersebut.
  5. Fasilitas Gambar dan Suara. Penggunaan scanner membuat kemudahan dalam melakukan transfer dari bentuk dokumen fisik ke dalam bentuk Virtual. Kelebihan tersebut ditambah dengan kemampuan komputer untuk melakukan proses-proses imaging seperti mempertajam dan memperjelas gambar dokumen tersebut.
  6. Keamanan Data. Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat yang menggunakan lD Pengguna dan password. Demikian juga penggunaan komputer memungkinkan kita mengatur autentifikasi pengguna dan blok proteksi sehingga lebih menjamin bahwa sistem akan sulit dimasuki akses-akses yang ilegal. Kemudahan dalam melakukan backup data ke dalam disket atau CD juga akan membuat data kita lebih aman karena jika terjadi kerusakan sistem komputer, data masih bisa diselamatkan melalui backup tersebut. 
  7. Retensi Otomatis. Penggunaan komputer juga akan memungkinkan pemeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadi akan teerjadi peringatan jika beberapa dokumen sudah kadaluwarsa. sehingga kita bisa menindaklanjuti untuk memusnahkan atau mendokumentasi arsip tersebut ke dalam dokumen pasif. Dokumen pasif yang dimaksud adalah bahwa kita bias menonaktifkan dokumen dan mem-backupnya ke dalam media penyimpan eksternal seperti CD alau disket. tetapi kita juga bisa mengaktifkan kembali jika suatu saat diperlukan.
  8. Laporan Kondisi Arsip. Kearsipan elektronik akan memberikan kemudahan Dalam menyusun atau menampilkan Iaporan-laporan kearsipan yang dIbutuhkan oleh pihak manajemen. Dengan menekan hanya satu atau bebempa tombol, maka laporan akan dihasilkan dengan cepat. Laporan kondisi arsip dapat dibuat sesuai dengan format dan isi yang dilctapkan olch pengguna misalnya laporan arsip kedaluwarsa, laporan isi map berdasarkan klasiflkasi, laporan arsip berdasarkan klasiflkasi, laporan arsip berdasarkan pembuat atau pengirim dan sebagainya.
  9. Bisa terhubung dengan jaringan komputer. Pengguna bisa menghubungkan sistem kearsipan elektronik ke dalam sistem jaringan baik local maupun wide area network. Dengan terhubung ke dalam jaringan, maka pengguna bisa memakai sistem tersebul secara multi user. Pengaturan terdistribusi akan bermanfaal misalnya jika pimpinan dalam perusahaan membutuhkan untuk melihat arsip tertentu. maka cukup mengakses komputer yang ada di dekatnya dan tidak harus datang ke bagian administrasi.


Baca juga:

Manfaat Arsip Elektronik

Arsip elektronik memiliki beberapa manfaat di antaranya: 
  1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaacan amp atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
  2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
  3. Pencarian secara full-text. dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam betuk full text documen. 
  4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karna kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur untuk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk. 
  5. Menghemat tempat dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak : 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format pdf) atau 700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format jpeg).
  6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tahu bahkan hilang sekalipun akan aman karna disimpan secara digital.
  7. Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet. 
  8. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicamtumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis. maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya. 
  9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan mem-back-up data ke dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan mem-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pem-back-up-an akan sulit dilakukan lagi.

Keuntungan Dan Kelemahan Arsip Elektronik

Keuntungan

Keuntungan pengelolaan arsip elektronik di antaranya: 
  1. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik
  2. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip
  3. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
  4. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
  5. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan
  6. Sebagai fasilitas back-up arsip-arsip vital

Kelemahan arsip elektronik

  1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi atau menghapus) dalam segala cara.
  2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersediaan jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain. 
  3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu. misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.

Itulah penjelasan mengenai arsip elektronik mulai dari kelebihan, manfaat, keuntungan dan kelemahannya semonga dapat bermanfaat bagi pembaca. Terimah kasih

Daftar pustaka 

Mulyadi. Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi. Jakarta, Rajawali Press. 2016


1 Response to "KELEBIHAN KEARSIPAN ELEKTRONIK, MANFAAT, KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN"

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel